Non-conformités

Les non-conformités (NC) identifiées au cours des audits, inspections ou contrôles internes sont consignées, catégorisées et suivies dans SIGP jusqu'à leur correction complète. La rigueur du suivi conditionne l'amélioration continue du.

Saisir une non-conformité

Une NC peut être enregistrée dans plusieurs contextes :

• Lors d'une mission d'audit BAI.
• Au cours d'une inspection IGM.
• Suite à un contrôle interne du SG ou de la DAF.
• Sur signalement d'un agent ou d'un PTF.

L'auteur de la constatation renseigne dans SIGP :

1. Le libellé clair et factuel de la non-conformité.
2. La structure concernée et le responsable identifié.
3. Les références réglementaires ou procédurales violées.
4. Les preuves matérielles (documents, photos, témoignages).
5. La gravité estimée et l'impact (financier, opérationnel, image).

Classement par catégorie et gravité

Catégories

• Financière : irrégularités budgétaires, dépenses non justifiées.
• Procédurale : non-respect du Manuel des procédures ou de la réglementation.
• Technique : défaillance dans l'exécution d'une activité.
• Patrimoniale : gestion défaillante des biens.
• Éthique : conflits d'intérêts, manquements déontologiques.

Niveaux de gravité

• Mineure : impact limité, correction simple.
• Majeure : impact significatif, plan d'action structuré requis.
• Critique : impact grave, suspension d'opérations possible, sanctions envisagées.

Workflow de suivi correctif

1. Notification automatique au responsable de la structure concernée.
2. Plan d'action correctif : le responsable propose les mesures, échéances et indicateurs de clôture.
3. Validation du plan par le BAI ou l'IGM selon l'origine.
4. Mise en œuvre avec dépôt des preuves de correction.
5. Vérification par l'auditeur initial.
6. Clôture avec décision motivée.