Procès-verbaux & approbation
Le procès-verbal (PV) est le document officiel qui consigne les décisions et délibérations d'une instance. SIGP garantit son intégrité grâce à une signature anti-tampering SHA-256 et un sceau cryptographique vérifiable par QR code public.
Rédiger un procès-verbal
Une fois la réunion close, le rapporteur désigné accède au PV depuis la fiche de réunion. SIGP pré-remplit automatiquement :
- L'en-tête officiel (armoiries, références, type d'instance).
- La liste des présents, excusés et absents.
- L'ordre du jour adopté.
- Les recommandations issues de la séance.
Le rapporteur complète les délibérations point par point dans l'éditeur structuré, en respectant le canevas du Tome 1 du Manuel des procédures (Gouvernance et Instances).
Assistance de FILANY IA
L'assistant IA peut générer un projet de PV à partir des notes de séance ou d'un enregistrement audio transcrit, dans le ton officiel de l'administration.
Circuit d'approbation
- Brouillon : édition libre par le rapporteur.
- Soumission au Président de séance pour relecture.
- Validation : le PV est verrouillé en lecture seule.
- Signature électronique par le Président et le Rapporteur.
- Publication dans l'espace des participants.
Signature anti-tampering SHA-256
À la signature, SIGP calcule une empreinte cryptographique SHA-256 du document. Toute modification ultérieure d'un seul caractère rendrait le PV invalide lors de la vérification. Un sceau visuel et un QR code sont apposés sur le PDF.
Diffusion automatique
À la publication, SIGP envoie automatiquement le PV signé par courriel aux participants et le rend accessible dans leur espace personnel. Une notification est également diffusée dans le centre de notifications.